SPOLU NA TRŽIŠTI Chcete mít funkční firmu? Rozmluvte ji!

Jeden by z toho zešedivěl, popsaná situace je ale v podstatě nevinná. Samozřejmě, že nikde nemáte žádného agenta, který by cíleně šířil dezinformace. Hráli jste někdy tichou poštu? V dětství asi ano. Můžu vám zaručit, že v dospělosti ji možná hrajete každý den, ani o tom nevíte.

Výše uvedené je naprosto běžné ve firmách, které málo komunikují. Je to velmi nebezpečné, a navíc to může být příčinou, proč firmou nedokážete pohnout vpřed. Přitom je to docela jednoduché, jen to chce otevřít dveře kanceláře, vyjít mezi lidi a mluvit s nimi. Tam na „ulici” se „děje” a rozvíjí vaše firma. Ne v papírech, počítačích nebo ve vaší kanceláři. Na chodbách, v halách, kancelářích a jídelnách se ze společností stávají buď skvělé firmy, anebo průměrné, či dokonce nefunkční firmy. Firmy, které se chtějí rozjet, musí být „rozmluvené”.

Začněte u mechaniků

Je to stejné, jako kdybyste těsně před závodem zjišťovali, zda máte v depu mechaniky a jestli vědí, o jaký závod jde, kdy budete měnit pneumatiky a doplňovat benzin. Abyste zařadili vyšší firemní rychlost, musí být jednotlivé týmy připravené. Znát své cíle korelující se společnou strategií. Ujistěte se, že k lidem v týmech proudí informace z jejich okolí, a nemůže se tedy stát, že nebudou vědět, co je v daném časovém horizontu jejich úkolem.

Společnost Y Soft k tomuto účelu ve svém startupu Clerbo vyvíjí nástroj, ve kterém byste měli mít každé své KPIčko nalinkované na celkovou strategii. Máte připravit konferenci? Proklikáte se k rozhodnutí, že je to součást obchodní strategie atd.

Ptejte se tým lídrů, jak nakládají s informacemi a jak je v týmech distribuují, a hlavně zaručují jejich správné pochopení. Rozmluvení týmů a způsob, jak jim rychle předávat informace, je naprosto zásadní. Představte si, že se rozhodnete pohnout rukou a vzít za kliku, ale nevíte, že máte chromé prsty. Dveře tím pádem neotevřete. A to může být problém. Ke komunikaci se dnes dá využít mnoho nástrojů. Technologické týmy používají SLACK, který mně osobně vyhovuje díky rychlým reakcím, kde pod konkrétní zprávu přidáte lajk nebo tleskající ručičky a dáte tak najevo, že jste ji četli a podporujete ji. Nově můžete vyzkoušet Facebook Workplace, který používá například tým Boženy Řežábové v GAMEE. Nebo Yammer od Microsoftu, i když ten mi připadá hodně těžkopádný.

Skvělé je, když komunikační nástroj uchovává historii, protože se můžete k libovolné zprávě nebo vloženému dokumentu kdykoli vrátit. Ideálně potřebujete online způsob, jak do jednotlivých týmů dostat informaci přímo od vás, a ne přes prostředníky, kteří buď rádi, nebo nevědomky hrají tichou poštu. Je velmi prospěšné ve fázi „rozmluvení firmy” zapátrat po tom, jak mezi sebou mluví vaše týmy. Vědí jejich lídři, jak se lidé v týmech cítí? Vědí, jestli zvládají termíny nebo jak řeší nestandardní situace? Firma, která interně komunikuje, je schopná reagovat velmi operativně, protože umí rychle odhalit problém a zajistit jeho řešení.

Firma Decathlon, jejíž kulturu bych označil za jednu z nejpozoruhodnějších na českém trhu, má systém předávání informací prostřednictvím sportu. Xčlenný tým, který má na starost třeba oddělení kolektivních sportů, se schází jednou měsíčně při nějaké sportovní akci, kde se vyblbnou, a poté jdou na večeři, kde probírají pracovní věci. Sport i večeři mají hrazenou Decathlonem. Návazně se každý měsíc potkávají ve stejném modelu – tedy sport a večeře – vedoucí týmů včetně šéfa obchodu a pak se potkávají vedoucí jednotlivých obchodů a board, který si říká „help team” a jeho role je pomáhat všem naplňovat vize Decathlonu. 

Spolu na tržišti

Za úplně nejklíčovější považuji celofiremní fyzické setkávání. Proč mi to připadá důležité? Protože dav má sílu. Sílunakopnout a namotivovat, nebo se semknout a pokládat nepříjemné otázky.

Abyste firmu rozvibrovali, potřebujete obojí. Potřebujete „parlament”, kde bude jakýkoli dotaz povolen a vznikne prostor k diskuzi. Diskuzi otevřené, a někdy i emotivní. Celofiremní setkání by mělo sloužit k předání novinek ze strany lídrů a zjištění okamžitého feedbacku od strany druhé. Ideálně by je měl zahajovat majitel nebo CEO firmy, tedy člověk, který nese standardu vize. Pokud chcete, aby taková setkání fungovala pravidelně a opravdu něco přinášela, je potřeba, aby měla posvěcení lídrů, kteří na setkání chodí, prezentují a jdou příkladem. Prezentace by měly být rychlé a jednoduché. Chcete-li vytvořit vizuální identitu prezentací nebo naučit lídry prezentovat, můžete využít služeb Lukáše Hrdličky a jeho presenation.com.

Sdílejte vizi, aktualizujte strategii, validujte cíle a dovolte lidem nesouhlasit a ptát se. Je ideální věnovat velmi rychle prostor dotazům a diskuzi. Nejen tak, že budete čekat, až se někdo zeptá, a když nikdo ruku nezvedne, tak setkání rozpustíte. Bylo by fajn ověřit si, že vaši lidé rozuměli obsahu a odcházejí s přesnou informací. Tím mám na mysli diskuzi vyvolat a facilitovat.

Celofiremní setkání pořádejte ideálně jednou měsíčně, minimum je kvartálně. Samozřejmě jde o to, jak to celé pojmete. Společnost Y Soft má klíčové strategické setkání jednou za kvartál. Na něm Václav Muchna, nebo někdo jiný z boardu, prezentuje výsledky celé firmy a aktualizaci strategie. Kvartálně se potkávají také lidé ze strojírenské firmy TGS. Začali s tím tento rok, a tak se lidé z výroby nebo obchodníci teprve učí „mít možnost na cokoli se zeptat”. Martin Čermák,personální ředitel TGS, zmiňuje: „Na první setkání přišel dopředu jen jeden dotaz, na to druhé čtyři, takže jsme na dobré cestě.”

Je to klíčem ke zmiňované pozornosti a zájmu. Pokud ovšem jako správní alibisté namítnete, že tisíc lidí se přece nemůže potkávat, tak mám pro vás špatnou zprávu. Jde to! Dokonce i takový gigant jako Google má své virtuální "All hands" meetingy se zakladateli dokonce každý týden. Můžete firmu rozdělit na menší clustery max. po 150 lidech, kteří budou mít silného lídra, jenž se o komunikaci postará. Jednou ročně uspořádejte celofiremní fórum, kde zrevidujete celý rok a představíte budoucí plány. Jestliže jste z korporace, tak jistě každoroční setkání děláte, neboť korporace je většinou používají k prezentaci nové strategie.

Otázkou zůstává, co se děje ve firmě mimo toto ojedinělé setkání. Víte, jaká je ve vaší firmě nálada? A potkávají vás jen na vánočním večírku, nebo s nimi trávíte čas i jinak a jinde? 

Kvartálně mají své ZOOT talks také v ZOOTu. S podtitulkem "zeptejte se majitelů na cokoliv". Naopak častější setkávání zvolila Air Bank, která své „Tržiště novinek” pořádá každý měsíc, a dokonce je streamuje na své pobočky tak, aby se i zaměstnanci na vzdálených místech dozvěděli, co se děje. Air Bank má pro mě ještě jedno prvenství – publikuje na intranetu zápisy z porad „náčelníků” (rozuměj boardu). Všichni zaměstnanci si mohou zápisy přečíst nebo si najít i historii některých besed, což je ideální způsob, jak zamezit zmíňované tiché poště.

Každý měsíc pořádají „Snídani s Richardem” i ve společnosti Tchibo. Lidé mají možnost potkat se s generálním ředitelem Richardem Hodulem a probrat novinky i vše, co jim leží na srdci. Pro úspěšné firmy je společné setkání nejen způsobem předávání informací, ale i udržováním energie a způsob, jak si ověřit náladu ve firmě nebo jak oslavovat a šířit úspěchy.

Je to klíčem ke zmiňované pozornosti a zájmu. Pokud ovšem jako správní alibisté namítnete, že tisíc lidí se přece nemůže potkávat, tak mám pro vás špatnou zprávu. Jde to! Dokonce i takový gigant jako Google má své virtuální "All hands" meetingy se zakladateli dokonce každý týden. Můžete firmu rozdělit na menší clustery max. po 150 lidech, kteří budou mít silného lídra, jenž se o komunikaci postará. Jednou ročně uspořádejte celofiremní fórum, kde zrevidujete celý rok a představíte budoucí plány. Jestliže jste z korporace, tak jistě každoroční setkání děláte, neboť korporace je většinou používají k prezentaci nové strategie.

Otázkou zůstává, co se děje ve firmě mimo toto ojedinělé setkání. Víte, jaká je ve vaší firmě nálada? A potkávají vás jen na vánočním večírku, nebo s nimi trávíte čas i jinak a jinde?

CEO Blog

Pokud nemáte na nejvyšším postu neřízenou střelu, tedy člověka, který píše zprávy všem podle toho, jak se vyspí, ale naopak ředitele, kterého si vážíte a který je nositelem vize a oporou strategie, přemluvte jej, ať je víc vidět. Je jedno, jakým způsobem to bude. Jestli bude mít krátké zprávy na intranetu, nebo je budete sledovat na Twitteru. Ideální je pravidelný nebo i nepravidelný blog.

Možná znáte heslo WWJD (What would Jesus do?) Viděl jsem jak lidé s touto zkratkou nosí náramky a pokaždé, když jsou „v pokušení", zeptají se sami sebe, co by dělal Ježíš. Ve firemní komunitě to může být podobné, jen tím vlivným vizionářem nebude Ježíš nebo Buddha, ale váš CEO. 

Co by asi udělal náš ředitel?

Názory lídrů korigují vnímání firemních rozhodnutí. Zaměstnancům často chybí kontext a někdy není čas, aby jim jej vysvětloval jejich tým lídr (i když by měl). CEO přichází s dovysvětlením konceptu a způsobu, jakým novinka koreluje s vizí. Pokud se CEO bude vyjadřovat pravidelně, může velmi výrazně ovlivňovat náladu ve firmě a zvyšovat angažovanost. Elon Musk, Tim Cook nebo Steve Jobs (dokud žil) posílají zaměstnancům oficiální dopisy, ve kterých vysvětlují některá složitá rozhodnutí. Jestliže chcete vědět, jaký vliv má ve firmě váš CEO, nebo ideálně chcete najít neformální lídry a influencers (tedy lidi, kteří mají vliv), tak můžete použít Franka od PurposeFly. Jednoduchý nástroj, který pěti otázkami zjišťuje, kdo má ve firmě důvěru, dodává výsledky nebo je považován za vizionáře. Není to žádná raketová věda, ale já Franka používám poměrně často, když si s firmami definujeme, s kým u nich budeme mluvit, abychom poznali její kulturu. Zkuste to. Výsledky vás možná překvapí. Hned vzápětí vymyslete, jak budete posilovat vliv těchto lidí ve firmě.

Pan bůh nám dal dvě uši a jednu pusu

Pokud vám připadá, že vaše firma nemá úplně funkční „lymfatický systém”, a díky tomu informace neproudí správně, takže se rozhodnete pro změnu, musíte se úplně nejdřív naučit poslouchat (to platí pro každého Xlídra od CEO po vedoucího směny). Přestaňte při práci přemýšlet o své tchýni, kadeřníkovi nebo kurzu Bitcoinu (Nutno podotknout, že ženám ve vedoucích pozicích jde naslouchání lépe, tak nějak od přírody. A ještě je potřeba zmínit, že kurz Bitcoinu je zajímavé a dost neodolatelné téma.).

Začněte vnímat, co se kolem vás děje. Poslouchejte, když vám kolegové ukazují nové nápady nebo když si vám Maruška z účtárny stěžuje, že má nemocného syna. Vypněte autopilota a buďte přítomni ve své partě, své firmě, komunitě nebo kmeni. Dvě uši a jedna pusa. Poslouchám dvakrát víc, než mluvím. A když poslouchám, tak to neznamená, že jen automaticky zbystřím při slovech „budget”, „náklady” „mzda” a „zákazník”. Ale zajímám se o to, co mi můj protějšek sděluje.

Výsledek? Budete najednou o své firmě vědět mnohem více než předtím. Uvidíte možná řešení, která dosud zůstávala skrytá nebo nejasná. Nebo změníte náhled na některé kolegy. Jedním slovem? Zaostříte.

Sice budete mít hlavu jak pátrací balon a doma pravděpodobně usínat v sedm večer, ale to se časem zlepší. Protože dalším krokem po rozpumpování komunikace bude předávání odpovědností. A to pak jde snadněji, když je firma „rozmluvená”.